Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

La entidad responsable del tratamiento de los datos personales es Vitalinchi LLC (en adelante, "Bitácora" o "el Responsable"), sociedad constituida bajo las leyes de los Estados Unidos de América, operadora de la plataforma a través del dominio bitacora.lat. Sus datos de contacto son:

• Correo de privacidad y datos personales: privacidad@bitacora.lat
• Soporte general: hola@bitacora.lat
• Sitio web: bitacora.lat

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares colombianos pueden ejercer los derechos reconocidos en este documento dirigiéndose al Responsable a través de cualquiera de los canales señalados.

Al crear una cuenta en Bitácora y al marcar la casilla de aceptación correspondiente en el flujo de registro, el titular otorga al Responsable autorización expresa, previa, informada y libre para el tratamiento de los datos personales suyos y, en su caso, de los menores bajo su patria potestad o representación legal, en los términos descritos en este documento y en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La autorización comprende el tratamiento de los siguientes datos personales:

• Datos de identificación del titular: nombre, apellido, correo electrónico, identificador de cuenta, foto de perfil opcional.
• Datos del menor bajo patria potestad: nombre, fecha de nacimiento, foto opcional.
• Datos operacionales del cuidado coparental: períodos de custodia, registros de entrega y recogida con foto, ubicación GPS aproximada y hora del servidor; gastos compartidos con comprobante; eventos del timeline relativos a salud, educación, hitos y viajes.
• Datos de pago administrados por el procesador de pagos (MercadoPago). Bitácora recibe únicamente identificadores y estado del cobro, sin datos completos de tarjeta o cuenta.
• Datos técnicos: dirección IP, agente de usuario, registros (logs) de acceso, identificadores anónimos de sesión.

Los datos personales se tratarán con las siguientes finalidades:

1. Prestar el servicio de coparentalidad documentada: calendario, entregas, gastos, timeline, fechas importantes y exportación del expediente probatorio.
2. Administrar la cuenta del titular, autenticar accesos y gestionar la suscripción.
3. Procesar pagos a través de MercadoPago y emitir los comprobantes que correspondan.
4. Enviar comunicaciones transaccionales (recordatorios de prueba, alertas de cierre, recibos, soporte).
5. Cumplir las obligaciones legales aplicables, incluidos los requerimientos de autoridades competentes y la conservación de registros con relevancia probatoria.
6. Generar el documento PDF probatorio firmado con hash SHA-256 sobre el contenido canónico del expediente, para que el titular o sus representantes puedan presentarlo ante comisarías de familia, juzgados u otras autoridades.
7. Mantener el registro de auditoría inmutable de las operaciones realizadas en la plataforma, indispensable para soportar la integridad probatoria del servicio.
8. Aplicar herramientas de inteligencia artificial sobre las imágenes de facturas para extraer datos y sugerir su categorización. Las imágenes no se utilizan para entrenar modelos del proveedor.
9. Prevenir fraude, abuso, mal uso del servicio y proteger la infraestructura.

No se utilizarán los datos para fines de mercadeo, publicidad, perfilamiento comercial ni se cederán a terceros con fines distintos a los aquí descritos.

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. En el contexto de Bitácora, eventualmente se tratan datos sensibles de menores (por ejemplo, registros de salud, ubicación geográfica precisa, fotografías) como elementos del cuidado coparental.

El titular reconoce y autoriza expresamente el tratamiento de esta categoría de datos para las finalidades indicadas, en el entendido de que:

• La autorización de tratamiento de datos del menor solo puede otorgarla quien ejerza la patria potestad o la representación legal del menor, conforme al Código de la Infancia y Adolescencia (Ley 1098 de 2006).
• La información del menor se utilizará exclusivamente para los fines del cuidado coparental, su debida documentación y la protección de sus derechos.
• En todo caso prevalece el interés superior del niño, niña o adolescente. El titular se compromete a tratar la información del menor con responsabilidad y respeto a sus derechos fundamentales.

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales objeto de tratamiento.

Para ejercer los derechos descritos, el titular podrá presentar una consulta o reclamo al Responsable a través del correo electrónico de privacidad indicado en la sección 01.

La solicitud debe contener al menos:

• Identificación del titular: nombre, correo electrónico registrado y descripción suficiente de la solicitud.
• Cuando se actúe en representación de un menor o de un tercero, documento que acredite la representación.
• Dirección física o electrónica para notificaciones y respuesta.

Los términos de respuesta son:

• Consultas: hasta diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Cuando no fuere posible responder en ese plazo, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, que en ningún caso superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: hasta quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo en ese término, se informará al interesado los motivos y la fecha de atención, que en ningún caso superará ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular puede revocar la autorización otorgada en cualquier momento, dirigiéndose al Responsable por los canales descritos. La revocación procederá siempre que no exista una obligación legal o contractual que imponga al Responsable la conservación de los datos.

Una vez revocada la autorización, el Responsable procederá al cierre de la cuenta y a la eliminación de los datos en los plazos establecidos en la Política de Privacidad. Antes del cierre se enviará al titular el PDF probatorio y el log de auditoría completos para su conservación personal.

La autorización para el tratamiento de datos personales tiene carácter facultativo. El titular no está obligado a otorgarla. No obstante, en caso de no otorgarla, no podrá hacer uso de la plataforma ya que la naturaleza misma del servicio implica el tratamiento de los datos descritos.

Para los datos sensibles y de menores, la autorización es igualmente facultativa pero indispensable para los registros que componen el expediente probatorio.

La autorización mantendrá vigencia mientras se conserve la relación entre el titular y Bitácora, y por el tiempo adicional necesario para cumplir las obligaciones legales que se deriven de dicha relación. La revocación o el cierre de la cuenta determinarán el cese del tratamiento, con las salvedades legales aplicables.

Al crear una cuenta en Bitácora y al continuar utilizando el servicio, el titular declara haber leído, comprendido y aceptado los términos de esta autorización; reconoce que la ha otorgado de manera previa, expresa, informada y libre; y confirma su capacidad legal para hacerlo respecto de sí mismo y, en su caso, de los menores bajo su patria potestad o representación.

Para conocer en detalle el régimen de tratamiento, consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales y los Términos y Condiciones.